Hace unos meses , el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, aprobó un nuevo borrador que desarrolla la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas en lo pertinente a la factura electrónica.
La Ley “Crea y Crece” establece la facturación electrónica como único sistema empleado en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España.
Esta nueva normativa se trata de un borrador de reglamento que no aún no es firme, pero que queremos compartir para que estéis correctamente informados y actualizados de dichos cambios.
¿Qué es la factura electrónica?
Se puede definir la factura electrónica como un certificado digital donde se muestran los datos del comprador y del vendedor, y, que se presentará mediante ficheros automatizados.
La factura-e se diferencia de una factura “normal” o en papel en el medio de entrega, ya que la factura electrónica se expide y se envía mediante medios electrónicos.
Este nuevo reglamento desarrolla determinados aspectos técnicos del nuevo sistema español de factura electrónica que consiste en lo siguiente:
- Deber de expedir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
- Digitalización de las empresas y utilización de plataformas tecnológicas.
- Vigilancia de los plazos de pago de las facturas.
¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?
Como se ha comentado previamente, esta reciente normativa obliga a las empresas y autónomos a generar, tramitar y recibir las facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y/o profesionales, con excepción de que una de las partes involucradas no tenga su sede dentro del territorio español. Además, también estarán incluidos en la obligación aquellas transacciones que se realicen con particulares (a condición de que éstos últimos hayan dado su aprobación explícita o la hayan solicitado).
La entrada en vigor de esta nueva ley para cada empresa va a depender del volumen de ingresos de cada empresa:
- Si una empresa factura más de ocho millones de euros anuales, dispondrán de un año desde la publicación del reglamento para adaptarse a este.
- El resto de empresas y trabajadores autónomos, tendrán un total de dos años.
Este nuevo sistema de facturación electrónica estaría compuesto por una serie de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y, además, por una solución pública de facturación electrónico (que estaría gestionada por la AEAT) que procederán como canales de direccionamiento para la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas. Otra de las funciones de la solución pública sería la de actuar como repositorio de facturas electrónicas, haciendo posible su descarga individual y masiva.
Así, las organizaciones empresariales y profesionales estarán forzados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus respectivos clientes empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores por medio de alguna vía que forme parte del sistema español de factura-e.
Obligaciones que conlleva la factura electrónica:
Todos los emisores de una factura electrónica que no hayan utilizado para su facturación la solución pública deberá remitir una copia exacta de cada factura a dicha solución pública y, además, a hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones. En el suceso de que no se identifique el punto de entrada de facturas electrónicas, se deducirá que el punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Es de importancia destacar que, en caso de servirse de una solución privada para la facturación electrónica, se deberá firmar con firma electrónica avanzada cada factura que se emita.
Las facturas-e que se emitan deben cumplir con las especificaciones de la normativa de facturación (en las que se incluye fecha y número de factura, información de origen y destinatario, importe, detalle de impuestos, concepto… ), asegurando su autenticidad e integridad (mediante la firma digital reconocida por ejemplo).
Las aplicaciones requeridas deben de estar accesibles para que los receptores de las facturas puedan realizar las acciones que crean convenientes con ellas gratuitamente (duplicarlas, descargarlas, imprimirlas, etc.).
Es imperativo, además, que se dé acceso a dichos destinatarios para que puedan examinar electrónicamente las facturas de los últimos cuatro años, aunque el acuerdo haya llegado a su fin o el receptor haya solicitado activamente no recibir facturas electrónicas.
De esta manera, se entiende por factura electrónica todo aquel mensaje informático de carácter estructurado que esté ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM -CII)
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal y como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresas y profesionales vigente en cada momento.
Las plataformas privadas están obligadas a tener la facultad de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos y deberán poder interconectarse con cualquier otra plataforma privada cuando así lo desee uno de sus clientes, pudiéndose utilizar alternativamente la solución pública de facturación electrónica como medio de interconexión.
Por otro lado, este borrador también regula la comunicación de los estados de la factura electrónica. De esta forma, los receptores de facturas electrónicas deberá informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Dicha información se deberá remitir en un plazo máximo de 4 días naturales (no incluyendo sábados, domingos y festivos nacionales).
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
La mecanización del proceso de generar una factura puede generar múltiples beneficios ya que nos ahorramos el coste de la impresión y el envío por correo postal.
Así, se conseguirán las siguientes ventajas con la factura-e:
- El tiempo del envío y el cobro se verá reducido.
- Se evitarán los errores humanos.
- Se suprimen los costes generados por la factura en papel.
- Es una medida eficaz contra el fraude.
- Digitalización de la empresa.
En suma, este nuevo borrador del reglamento sugiere cambios relevantes en el sistema de facturación y recepción de facturas de las empresas y profesionales en España.
Como se comentó al principio de este blog, el borrador de esta nueva normativa no está aún publicado en el BOE.
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